UBO-register: precisering over toe te voegen bewijsstukken

Het UBO-register is een databank van de fiscus waarin alle Belgische vennootschappen, vzw’s en stichtingen de identiteitsgegevens van hun ‘uiteindelijke begunstigden’ (UBO) opgenomen moeten worden. Concreet moet de informatie die men al aan het UBO-register bezorgd heeft, aanvullen met documenten die de juistheid ervan aantonen. Elk document moet adequaat, nauwkeurig en actueel zijn. Deze verplichting geldt sinds 11 oktober 2020, maar de fiscus heeft uitstel verleend tot 31 augustus 2021 om aan deze verplichting te voldoen, althans voor de informatieplichtigen die vóór 11 oktober 2020 zijn geregistreerd.

In een bijgewerkte FAQ heeft de fiscus verduidelijkt om welke bewijsstukken het juist dient te gaan. Afhankelijk van het specifieke geval kan het gaan om een kopie van het aandelenregister, de statuten van de vennootschap, (i)vzw, trust of gelijkaardige juridische constructie, een aandeelhoudersovereenkomst, notariële akte, notulen van de algemene vergadering, uittreksel van een buitenlands handelsregister, of elk ander document. Voor uiteindelijk begunstigden die geen rijksregisternummer of een nationaal bis-nummer hebben, moet een kopie van een identiteitsbewijs (identiteitskaart of paspoort) worden toegevoegd. Bewijsstukken die niet zijn opgesteld in één van de landstalen of het Engels moeten worden vertaald, maar het is niet vereist dat het om een beëdigde vertaling gaat. Indien de bewijsstukken afkomstig zijn uit een zgn. derde land, volstaat soms een gewone kopie, maar soms is ook een legalisatie/apostille vereist. Daarvoor kan het schema op p. 30 van de FAQ geraadpleegd worden.