Cashbetalingen in uw zaak? Zo voorkomt u problemen met de fiscus
Uitgaven cash betalen mag als ondernemer, maar u moet wel aan enkele belangrijke regels voldoen. Zonder het juiste bewijs en een correct kasboek riskeert u dat de fiscus uw kosten niet aanvaardt.
Als zelfstandige of vennootschap mag u sommige uitgaven cash betalen, net als een particuliere consument. Er zijn echter uitzonderingen: de aankoop van onroerend goed en bedragen boven € 3.000 mogen niet cash. Ook als u handelt in oude of edele metalen of koperen kabels, zijn er bijkomende beperkingen. Voor andere uitgaven staat het u vrij om te kiezen tussen cash en elektronische betaling.
Zodra u cash betaalt, bent u verplicht om een kasboek bij te houden. In dit kasboek noteert u alle kasbewegingen, dus zowel de ontvangsten als de uitgaven in cash. Dit mag ook elektronisch, op voorwaarde dat u de gegevens niet achteraf kunt wijzigen. Een bewijskrachtige boekhouding is hierbij cruciaal: zonder kasboek, of met een kasboek dat negatieve dagsaldi vertoont, loopt u het risico dat de fiscus uw volledige boekhouding verwerpt.
Voor de aftrek van beroepskosten volstaat het niet om enkel een factuur te kunnen voorleggen. U moet kunnen aantonen dat de betaling effectief gebeurd is (art. 49 WIB). Dat kan bv. met een vermelding op de factuur of een bevestigingsmail van de leverancier. Ook de registratie van de betaling in uw kasboek moet zo snel mogelijk na de betaling gebeuren. Doet u dit niet correct, dan kan de fiscus de kosten weigeren of zelfs uw inkomsten op een andere, vaak ongunstige manier, bepalen.
-
Factuur betalen aan schoonmaakbedrijf/aannemer/bewakingsfirma: check eerst op schulden
Wie een factuur wil betalen van een aannemer, schoonmaakbedrijf of bewakingsfirma, moet nagaan of het bedrijf geen schulden heeft bij de sociale zekerheid of bij de Belastingen. Sinds 1 mei 2026 wordt daarbij ook rekening gehouden met onbetaalde sociale bijdragen van zelfstandigen bij het RSVZ.
-
Investeringen voor uw zaak sneller afschrijven: wat kan er?
Een investering met een beperkte levensduur boekt u niet in één keer als kost, maar via afschrijvingen. Daarbij spreidt u de aankoopprijs over de jaren waarin u de investering gebruikt, zodat de boekwaarde elk jaar daalt. Hoe korter die afschrijvingsperiode, hoe groter het bedrag dat u jaarlijks als kost kunt aftrekken.
-
In principe wordt een meerwaarde bij verkoop van privévastgoed niet belast
De nieuwe meerwaardebelasting geldt alleen voor financiële activa en dus niet voor vastgoed. Verkoopt u als particulier een privépand met winst, dan blijft die meerwaarde in principe belastingvrij. Daarvoor moet het pand wel privé gebruikt zijn, moet u rekening houden met de minimale bezitstermijn en mag er geen sprake zijn van speculatie.